Coördinator planning en logistiek (OB1)

Coördinator planning en logistiek – schaal 6 CAO OB

Algemene kenmerken

De coördinator planning & logistiek is actief binnen de frontoffice. De coördinator planning & logistiek is belast met de coördinatie van de uitvoering en stroomlijning van de vastgestelde procedure met betrekking tot de inname en uitgifte van media en met het maken van de planning van de frontoffice. De coördinator planning & logistiek is tevens belast met de coördinatie van de uitvoering van logistieke processen en daarbij horende administratieve verwerking . Aan de hand van de werkplanning van het team verricht de medewerker zo nodig werkzaamheden ter ondersteuning van de uitvoering van publieksactiviteiten.

Functiedoel

De coördinator planning & logistiek is belast met de (dagelijkse) coördinatie van de planning van de activiteiten van de bibliotheekmedewerkers binnen in de frontoffice centrale bibliotheek binnen de kaders van het vastgesteld beleid en jaarwerkplan. De coördinator planning & logistiek verzorgt de planning van de logistieke activiteiten in de frontoffice van alle vestigingen van de organisatie en de dagelijkse uitvoering van de activiteiten. De coördinator planning & logistiek is verantwoordelijk voor de volgende resultaatgebieden.

• Leenservice centrale bibliotheek
• Planning en logistiek
• Diverse werkzaamheden

Organisatorische positie

De coördinator planning & logistiek geeft geen leiding aan medewerkers. De coördinator planning & logistiek ontvangt leiding van de teamleider frontoffice centrale bibliotheek. De coördinator planning & logistiek neemt deel aan het werkoverleg van het team frontoffice centrale bibliotheek.

In- en Externe contacten

De bibliotheekmedewerker stemt de dagelijkse uitvoering van taken af met de bibliotheekmedewerkers. De coördinator planning & logistiek onderhoudt contacten met collega’s binnen het eigen team en over de assistentie in de uitvoering van publieksactiviteiten contacten met de medewerker informatie & advies, de informatiespecialisten of de consulenten in de backoffice. De coördinator planning & logistiek onderhoudt contacten met collega’s in de overige organisatieonderdelen bij de uitvoering van teamoverstijgende projecten en werkzaamheden. De coördinator planning en logistiek onderhoud de contacten met de externe leveranciers ten aanzien van planning en logistiek, waaronder de PSO ten aanzien van provinciaal en lustransport.

Resultaatgebieden

Leenservice

De coördinator planning & logistiek coördineert voor de centrale bibliotheek de verwerking van teruggebrachte media, sorteren en terugplaatsen van media in de kasten; draagt mede zorg voor een juiste en verzorgde plaatsing van media. De medewerker is coördinerend bij de geregelde kastcontrole. De coördinator planning & logistiek is adviserend op het gebied van het signaleren en rapporteren van zaken die de kwaliteit van de leenservice zouden kunnen verbeteren. De coördinator planning & logistiek stelt, in overleg met teamleiders frontoffice, instructies op t.b.v. de leenservice. De coördinator planning & logistiek is uitvoerend op het gebied van de uitvoering van publieksactiviteiten als onderdeel van de programma’s van de consulenten cultuur, educatie, kennis en informatie (lezingen, presentaties, groepsontvangsten, cursussen, enz.) zowel in voorbereidende zin als in de rol van gastheer/vrouw.

Beheer en logistiek

De coördinator planning & logistiek is coördinerend en meewerkend op het gebied van de logistieke processen betreffende mediadistributie – in relatie tot alle vestigingen en o.a. servicepunten. De coördinator planning & logistiek is coördinerend ten aanzien van de planning op het gebied van Mediaverwerking: gebruiksklaar maken / reparatie van media. De coördinator planning & logistiek is coördinerend op het gebied van het gebruiksklaar maken van apparatuur, de orde en netheid van de publieksruimte centrale bibliotheek en het oplossen van kleine technische problemen. De coördinator planning & logistiek stelt, in overleg met teamleiders frontoffice, instructies op t.b.v. beheer en logistiek. Diverse werkzaamheden De coördinator planning & logistiek vervangt de medewerker roosterzaken bij diens afwezigheid.

Opleidingsniveau Werk- en denkniveau:

MBO

Functiespecifieke kennis:

• basiskennis automatisering,
• kennis bibliotheeksysteem en toepassingen
• kennis roosterprogramma en toepassingen
• Kennis van het geautomatiseerde uitleen- en andere logistieke systemen.
• Voldoende kennis van de bibliotheekdiensten en producten om adequaat te kunnen doorverwijzen.

Ervaring

Vereiste routine

Feiten: tarieven, uitleen- en reserveringsregels, media-indelingen Methoden en systemen:

• kunnen omgaan met het bibliotheeksysteem: BICAT, opruimsystemen
• diverse administratieve methoden en systemen
• kunnen omgaan met MS word, excel, powerpoint, windows, internet, e-mail
• kunnen omgaan met roosterprogramma

Vereiste specifieke vaardigheden:

• conform obip+
• Klantgerichtheid
• Representativiteit
• Resultaatgerichtheid