Directeur (OB1)

Directeur – schaal 14 CAO OB

Algemene kenmerken

De directeur is op grond van het vastgelegd directiestatuut eindverantwoordelijk voor het management en het besturen van de bibliotheek. Toezicht op dit management en besturen wordt uitgeoefend door het bestuur die op afstand beleid en ontwikkeling van de organisatie volgt en op dit gebied een adviserende functie heeft.

Het bestuur blijft zelfstandig bevoegd volgens de in de statuten vastgelegde specifieke bevoegdheden (zoals bijvoorbeeld: goedkeuren begroting, beleidsplan en jaarrekening, benoeming, schorsing, ontslag van de directeur, benoeming, ontslag van de registeraccountant, aangaan of verbreken van duurzame samenwerkingsrelaties, het wijzigen van de statuten, voorstellen tot oprichting of ontbinding van een rechtspersoon).

De directeur is belast met het integraal management van de bibliotheekorganisatie, waarbij het zwaartepunt ligt bij de ontwikkeling van het strategisch beleid van de organisatie en de delegatie van verantwoordelijkheden op operationeel, logistiek, financieel en personeel gebied aan de teamleiders frontoffice. De directeur is als eindverantwoordelijke voorzitter van het beleidsoverleg (MT) van de organisatie.

Functiedoel

De directeur is eindverantwoordelijk voor de vaststelling en uitvoering van de beleidsdoelstelling en is eindverantwoordelijk voor het waarborgen van de continuïteit van de bibliotheek. De directeur delegeert managementverantwoordelijkheden aan de operationeel leidinggevenden (hoofden frontoffice). De directeur geeft deze verantwoordelijkheden gestalte door een kwalitatieve inzet van mensen en middelen en de communicatie tussen deze mensen.

De directeur informeert het bestuur periodiek over de performance en ontwikkeling van de organisatie en legt periodiek verantwoording af door middel van (bijvoorbeeld) kwartaalrapportages. De directeur rapporteert tevens aan de ondernemingsraad, de gemeente en de andere stakeholders van de bibliotheek.

De directeur is verantwoordelijk voor de volgende resultaatgebieden.

• Management

• Beleidsontwikkeling

• Leidinggeven

• Publieke relaties

• Rapportages

Organisatorische positie

De directeur geeft direct leiding aan de hoofden frontoffice, aan de afdelingen facilitaire zaken en de backoffice, en via gedelegeerde verantwoordelijkheid aan de medewerkers van de bibliotheek. De directeur werkt zelfstandig, draagt de eindverantwoordelijkheid en oefent formeel en feitelijk het bestuur over de organisatie uit. In- en externe contacten De directeur legt, ontwikkelt en onderhoudt veelvuldig externe contacten die voortkomen uit het management en besturen van de bibliotheek. De directeur onderhoudt contacten met lokale en regionale overheden en –instellingen, het netwerk van de provinciale bibliotheken, belangengroepen, samenwerkende instellingen, landelijke project- en werkgroepen en overige derden, wanneer er sprake is van beleidsontwikkelingen die een relatie hebben of zouden kunnen krijgen met de doelstelling, functie, identiteit en plaats van de bibliotheek in de regionale gemeenschap.

De directeur stemt werkzaamheden af met de operationeel leidinggevenden (2e managementlaag) en onderhoudt contacten met medewerkers binnen de organisatie en geeft deze medewerkers het gevoel gezien en gehoord te worden. De directeur zit als eindverantwoordelijke de vergaderingen van het beleidsoverleg (MT) voor. De directeur woont de vergaderingen van het bestuur bij, tenzij deze te kennen geeft zonder de directie te willen vergaderen. Resultaatgebieden Management De directeur is als eindverantwoordelijke beslissend op het gebied van de organisatie, planning en ontwikkeling van de operationele, logistieke, financiële en personele processen en activiteiten binnen de bibliotheek. De directeur is eindverantwoordelijk met betrekking tot de delegatie van verantwoordelijkheden aan de hoofden frontoffice op het gebied van de bewaking van de kwaliteit de in- en externe dienstverlening, het klantcontact, de effectiviteit van de werkprocessen, het lokaal beheer van de toegewezen budgetten en de realisatie van de verschillende werkplannen.

De directeur is eindverantwoordelijk voor het beheer en de bestemming van het aan de bibliotheek toegewezen budget. De directeur stelt het investeringsbeleid vast, beheert het vermogen en stelt het huisvestingsbeleid vast. De directeur informeert het bestuur omtrent budgettaire ontwikkelingen in beleidsperioden, vastgelegd in een begroting per beleidsperiode. De directeur is uitvoerend op het gebied van de verzorging van een heldere en sluitende periodieke managementrapportage aan de raad van toezicht / het bestuur.

Beleidsontwikkeling

De directeur is als voorzitter van het beleidsoverleg (MT) eindverantwoordelijk op het gebied van de ontwikkeling van het strategisch beleid van de organisatie (bedrijfsvisie, -missie en kernwaarden). De directeur laat zich vanuit de dagelijkse managementpraktijk informeren door de operationeel leidinggevenden middels analyses van deze praktijk, in combinatie met de analyse van landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen. De directeur is als zodanig eindverantwoordelijk voor de innovaties en ontwikkelingen in de performance van de organisatie.

Leidinggeven

De directeur is beslissend op het gebied van het leidinggeven aan de operationeel leidinggevenden in de 2e managementlaag en via gedelegeerde verantwoordelijkheid aan de medewerkers van de bibliotheek. De directeur is eindverantwoordelijk op het gebied van de vaststelling van het personeelsbeleid en de wijze waarop dit beleid tot uitdrukking wordt gebracht. De directeur is eindverantwoordelijk met betrekking tot de delegatie van verantwoordelijkheden op het gebied van de kwalitatieve uitvoering van het personeelsmanagement. De directeur is eindverantwoordelijk met betrekking tot de delegatie van verantwoordelijkheden op het gebied van de verzuimbegeleiding volgens het geldend protocol, de bewaking van de kwaliteit van de werksfeer en een verantwoorde fysieke belasting in de taakuitvoering van de medewerkers conform de arbo- wetgeving en het arbo - convenant, openbare bibliotheken.

Publieke relaties

De directeur is eindverantwoordelijk met betrekking tot het aangaan, ontwikkelen en onderhouden van contacten met lokaal, regionaal en landelijk samenwerkende partijen, institutionele klanten of klantgroepen, lokale en regionale overheden en lokale en regionale media, waar het gaat om (beleid)ontwikkelingen die in verband staan met de dienstverlening aan klanten van de bibliotheekorganisatie.

De directeur stemt de inhoud en ontwikkeling van deze contacten af met en of delegeert deze verantwoordelijkheid aan de leidinggevenden in de 2e managementlaag. De directeur brengt op het gebied van de publieke relaties rapportages uit aan het bestuur.

Rapportages

De directeur is uitvoerend op het gebied van de opstelling van diverse managementrapportages en rapportages aan interne (ondernemingsraad) en externe (gemeenten, cliënten) organen.

Opleidingsniveau

• HBO-plus werk- en denkniveau: - BDI of IDM, HBO culturele sector
• Managementopleiding
• MBA Public Governance of Nieuw Elan is een pré.

Functiespecifieke kennis

• Bedrijfseconomische kennis en inzicht in financiële beleidsrapportages en de ontwikkeling van een begroting
• Kennis van en inzicht in het geheel van werkprocessen in en vanuit de bibliotheekorganisatie
• Kennis van de actuele uitgangspunten voor modern management van een met meerdere lokale vestigingen onder eindverantwoordelijkheid van een raad van beheer
• Gedegen kennis van modern human resource management en verandermanagement
• Gedegen kennis van het arbeidsrecht, de CAO- en arbo - regels/ arbo convenant, en overige branche-afspraken
• Kennis van de actuele ontwikkelingen en toepassingen binnen de branche op het gebied van ICT
• Kennis van en inzicht in de toepassing en implementatie van de branche-afspraken rond kwaliteitszorg (INK)
• Gedegen kennis van de regionale en lokale sociale kaart en de hieraan verbonden instellingen en contactpersonen. Gedegen kennis van actuele ontwikkelingen in de branche rond eisen en wensen met betrekking tot de performance van een moderne bibliotheekorganisatie
• Gedegen kennis van en inzicht in de lokale en regionale politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Vaardigheden

Ervaring

• Ervaring in een leidinggevende functie waarin beleidsontwikkeling en –uitvoering binnen een politiek-bestuurlijk gevoelige omgeving centraal staan
• Ervaring met leidinggeven gedurende een proces van vernieuwing en verandering

Vereiste routine: Concepten: cultureel ondernemen, vormgeven van een resultaatgerichte voorbeeldfunctie, uitgaande van de vastgestelde visie en missie, toepassen van de uitgangspunten van modern personeelsmanagement, blijkend uit het situationeel leidinggeven, het motiveren en stimuleren van medewerkers in een veranderende werkomgeving, het stimuleren van het leer- en ontwikkelvermogen van medewerkers.

Feiten: verzamelen, analyseren en interpreteren van managementinformatie en deze om te zetten in heldere en innovatieve beleidsplannen

Methoden en systemen

• actuele geautomatiseerde kantoorapplicaties
• rekeningschema volgens de brancheformule
• toepassen van het vastgestelde budgettering- en begrotingssysteem

Vereiste specifieke vaardigheden:

• Strategisch netwerken: heeft een actieve houding naar (nieuwe) relaties, bouwt eigen relevant netwerk van collega’s en klanten, zowel in het eigen werkgebied als bovenlokaal
• Opereren in complexe bestuurlijke en politieke verhoudingen: zoekt afstemming met relevante partijen op basis van waargenomen kansen en weet op het juiste moment te schakelen tussen initiatief en terughoudendheid
• Schrijven van beleidsnotities, beleidsvoorstellen, en jaarverslagen en deze kunnen omschrijven naar toegankelijke informatie voor medewerkers
• Strategisch onderhandelen
• Expliciteren van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden
• Motiveren, stimuleren en enthousiasmeren van medewerkers in een veranderende werkomgeving; het kunnen toepassen van situationeel leiderschap.

Persoonskenmerken

• Besluitvaardigheid: 4
• Het nemen van initiatieven: 4
• Probleemoplossend vermogen: 4
• Functieoverstijgende blik: 4
• Organisatorisch vermogen: 5
• Inventiviteit: 4
• Inzet: 4
• Betrokkenheid: 4
• Verantwoordelijkheid: 4
• Zelfstandigheid: 5
• Flexibiliteit: 4
• Doorzettingsvermogen: 4
• Stabiliteit: 4
• Kritisch vermogen: 4
• Samenwerking: 4
• Feedback: 4
• Maatschappelijk bewustzijn: 4
• Luistervaardigheid: 4
• Culturele interesse: 4
• Klantgerichtheid: 5
• Uitdrukkingsvaardigheid mondeling: 5
• Uitdrukkingsvaardigheid schriftelijk: 4
• Kwaliteitsbewustzijn: 5
• Leervermogen: 4
• Kwantiteit: 4
• Plannen: 5
• Bedrijfsmatig inzicht: 4
• Delegeren van verantwoordelijkheid: 5
• Kwaliteit van het personeelsbeheer: 4
• Evenwicht in de toepassing van aansturing, coaching en onderhandeling: 4
• Stimuleren van het leer- en ontwikkelingsvermogen: 4
• Omgaan met fouten en klachten: 4

Voetnoot

Met betrekking tot de beloning van directies staat in de CAO OB in bijlage A artikel 7 dat bijlage A niet voor (adjunct) directeuren geldt. Dus ook niet functiewaardering door het FUWA-systeem. Directies zijn in toenemende mate ondernemers die hun beloning moeten koppelen aan bedrijfsresultaat en niet aan de uitkomsten van het fuwa-systeem. De koppeling met de beloning is dan ook niet afhankelijk van het niveau dat het FUWA-instrument weergeeft. Het FUWA-instrument CAO OB is daarnaast zo ontworpen dat iedere uitkomst ook al zou het schaal 30 zijn, terugbrengt tot maximaal 14 niveau’s. Ten aanzien van de feitelijke beloning is het ook nog zo dat de CAO OB een minimum CAO is; meer betalen dan de CAO-schaal aangeeft, mag altijd. Dat is de onderhandelingsvrijheid van de directie (t.o.) het bestuur.