Informatie en adviesmedewerker (OB1)
Medewerker Informatie en Advies – schaal 6 CAO OB
Algemene kenmerken
De frontoffice van de bibliotheek stelt zich ten doel: de realisatie van een uitnodigende, laagdrempelige en aantrekkelijke toegangspoort tot (digitale) bronnen van kennis en cultuur. Naast deze toegangspoort biedt de frontoffice een klantgerichte vraagbaak waar elke vraag direct of na een duidelijke periode van een antwoord wordt voorzien. De frontoffice biedt een 24/7 leenservice en aantrekkelijk abonnement tot het lenen van media uit de eigen, regionale of landelijke collectie. De frontoffice is de plaats waar een breed scala aan publieksactiviteiten (presentaties, cursussen, lezingen, concerten, enz.) van zowel educatieve, informatieve als culturele aard vorm en gestalte krijgen.
Functiedoel
De medewerker informatie & advies is verantwoordelijk voor een uitnodigend contact met de klant die zich met een vraag of informatieverzoek tot de bibliotheek wendt, en een professionele afhandeling van deze vraag of informatieverzoek. De medewerker informatie & advies is tevens verantwoordelijk voor een professionele voorbereiding, uitvoering en evaluatie van diverse publieksactiviteiten die in het werkplan van de afdeling zijn opgenomen.
De medewerker informatie & advies is verantwoordelijk voor de volgende resultaatgebieden.
- Informatie en advies
- Publieksactiviteiten
- Collectie
- Verblijfsfunctie
Organisatorische positie
De medewerker informatie & advies geeft geen leiding aan medewerkers. De medewerker informatie & advies ontvangt leiding van teamleider frontoffice en neemt deel aan het werkoverleg frontoffice van de afdeling waarin hij/zij werkzaam is.
In- en externe contacten
De medewerker informatie & advies onderhoudt veelvuldig contact met bezoekende klanten. Hij/zij heeft regelmatig contact met samenwerkingspartners, participanten en gasten van publieksactiviteiten. De medewerker informatie & advies onderhoudt zelfstandig contact met collega’s binnen het eigen team en met collega’s van de overige teams binnen de frontoffice. De medewerker informatie & advies onderhoudt binnen georganiseerd verband contacten met de consulenten in de backoffice ten behoeve van de uitvoering van het activiteitenprogramma en met de informatiespecialisten en externe partners op momenten waarop de eerstelijns vraagafhandeling en -advisering hiertoe aanleiding geven.
Resultaatgebieden
Informatie en advies
De medewerker informatie & advies is beslissend op het gebied van de afhandeling van informatievragen (fysiek, telefonisch en digitaal), de bewaking van de kwaliteit hiervan en de begeleiding en stimulering van klanten bij het zelf vinden van informatie. De medewerker informatie & advies is uitvoerend in het proactief benaderen van klantvragen door het opstellen van dossiers, literatuurlijsten, themapresentaties e.d. De medewerker informatie & advies is verantwoordelijk voor het verlenen van gerichte kwalitatieve goede adviezen op het gebied van doorverwijzing en het ontsluiten van informatie (analoog zowel als digitaal). De medewerker informatie & advies volgt hierbij het door de organisatie ontwikkelde protocol. De medewerker informatie & advies is uitvoerend op het gebied van het rapporteren van de aard en de omvang van de vragen die klanten stellen.
Publieksactiviteiten
De medewerker informatie & advies is uitvoerend op het gebied van de in het werkplan vastgelegde activiteitenprogramma’s als onderdeel van de programma’s van de consulenten backoffice. De medewerker informatie & advies signaleert ontwikkelingen op het gebied van inhoud van collectiepresentatie en geeft uitvoering aan de presentaties. De medewerker Informatie & advies is uitvoerend bij de informatieve, educatieve en culturele programma’s van de consulenten backoffice.
Collectie
De medewerker is verantwoordelijk voor het dagelijks collectiebeheer op basis van de geformuleerde profielen. De medewerker informatie & advies signaleert trends en veel voorkomende vragen en adviseert de consulent collecties hierover. De medewerker informatie & advies is uitvoerend op het gebied van de acquisitie en saneren. De medewerker informatie & advies is verantwoordelijk voor extra plaatskenmerken voor speciale collectieonderdelen en/of presentaties daarvan en draagt zorg voor de administratieve verwerking.
Verblijfsfunctie
De medewerker is uitvoerend op het gebied van het presenteren van relevante collectieonderdelen ter ondersteuning van de diverse projecten en publieksactiviteiten. De medewerker informatie & advies is adviserend op het gebied van de ontwikkeling van presentatievormen en presentatie-inhoud. De medewerker informatie & advies draagt zorg voor een juiste en verzorgde plaatsing van de collectie in de kasten. De medewerker informatie & advies in de rol van gastheer/gastvrouw ontvangt de medewerker bezoekers en vervult de voorwaarden voor een aangenaam verblijf in de bibliotheek. Voor de klant is het merkbaar dat de medewerker altijd beschikbaar is voor vragen en ondersteuning.
Overige
De medewerker informatie & advies werkt aanvullend mee in het team publieksservice.
Opleidingsniveau
- beroepsopleiding op mbo niveau 4, bij voorkeur MIB Medewerker Informatiedienstverlening Bibliotheken, ABOB Assistent bibliothecaris Openbare Bibliotheken.
- actieve beheersing van de Nederlandse taal.
- kennis van de Nederlandse samenleving.
- digitaal rijbewijs op vastgesteld niveau voor de functie.
Overige kennisvereisten:
- bronnenkennis digitaal en databanken
- kennis van methoden van informatiebemiddeling
- kennis van lokale, regionale en sociale kaart
- kennis van de (lokale, regionale en landelijke) ontwikkelingen in de wereld van kunst, cultuur, wetenschap en maatschappij
- kennis op het gebied van educatie, en leesbevordering
- basiskennis media- educatie en mediawijsheid.
Vaardigheden
Ervaring
Vereiste routine
Geroutineerd kunnen toepassen van werkafspraken over:
- tarieven
- uitleenregels, IBL-regels
- media-indelingen
- protocollen rond inlichtingenwerk, klachtafhandeling, mediaverwerking, activiteitendraaiboeken
- MSWindows, -Excel, -Powerpoint, internet en e-mail
- in gebruik zijnde databases
- het actuele bibliotheeksysteem.
Vereiste specifieke vaardigheden
- zoekvaardigheden
- vraaganalyse
- didactische vaardigheden
- kostenbewustzijn
- presenteren en etaleren van media
- marktgericht denken en handelen.
Persoonskenmerken
- Samenwerking: 5
- Flexibiliteit 5
- Feedback: 5
- Klantgerichtheid: 5
- Kwaliteitsbewustzijn: 5
Competenties
- Professionaliteit
- Samenwerken
- Klantgerichtheid
- Prestatiemotivatie
