Informatiespecialist (Min1)

Informatiespecialist - Kernniveau schaal 10 en schaal 9

Omgeving

De werkzaamheden van de informatiespecialist worden uitgevoerd voor de diverse beleids- en stafdirecties/ -eenheden van het ministerie. De werkzaamheden worden uitgevoerd als ondersteuning van de werkprocessen en hebben ten doel te zorgen dat de informatiehuishouding van het ministerie op orde komt en op orde blijft. De informatiespecialist is in staat informatievraagstukken op niveau van directie en DG /portefeuillehouder te analyseren en op te lossen

Werkzaamheden

1. Adviseren en aanreiken van nieuwe en relevante informatiebronnen/-aanbod ten behoeve van het primaire proces van de directies door:

• het doen van research en het signaleren van en anticiperen op ontwikkelingen in het informatieaanbod en het doen van voorstellen voor het gebruik ervan;
• het analyseren en beoordelen van ontwikkelingen in de samenleving t.b.v. de beleidsinformatie;
• het samen met organisatie-onderdelen analyseren van informatiebehoeften (methodisch en systematisch), het in kaart brengen en vertalen naar het informatieaanbod ter ondersteuning van de werkprocessen, en het doen van voorstellen ter verbetering daarvan.
• het verwerven, selecteren (uit interne / externe informatiebronnen), ordenen en bewerken c.q. verrijken van informatie op zo’n manier dat die in de werkprocessen van VWS bruikbaar is;
• het beoordelen van gevonden informatie op authenticiteit, kwaliteit, bruikbaarheid, volledigheid en relevantie en het toepasbaar maken en aanbieden en verspreiden van digitale informatie op intranet;
• het adviseren en ondersteunen van de organisatie-onderdelen bij het zoeken in (specifieke) documentaire informatiebronnen en adviseren over de vindplaats van gespecialiseerde informatie;
• het instrueren en stimuleren van gebruikers in het zelfstandig raadplegen van informatiebronnen en leren vinden van informatie m.b.v. metadata.

2. Het leveren van een bijdrage aan de inrichting van de informatie architectuur en een adequaat functioneren van de zoek- en documentaire informatiefunctie van de afdeling door:

• het adviseren bij de inrichting van de informatie architectuur van het kerndepartement en zijn onderdelen en het bevorderen van kennis delen binnen het concern;;
• het adviseren over een goede opbouw en beheer van het (digitale) informatiearchief van de directies;
• het bewaken van de integriteit van de gegevensverzamelingen en de actualiteit van de (systeem)documentatie;
• het opzetten en toegankelijk maken van verzamelingen informatiebronnen voor gemeenschappelijk gebruik;
• het schrijven en redigeren van teksten binnen het inhoudelijke specialisme en analyseren van informatie voor specifieke doelgroepen, vanuit de gestelde kaders en prioriteiten;
• het verzamelen van (interne) content (informatie) voor eventuele plaatsing op intranet.

3. Het participeren bij het beheer van applicaties/databestanden/website(s) op het gebied van informatievoorziening door:

• het beheren van (delen van) webdossiers en het bijdragen aan andere documentatiebestanden.
• het onderhouden van het instrumentarium voor metadatering;
• het toezien op de naleving van regelgeving (m.b.t. autorisatie, beveiliging, etc.) voor het gebruik van de databanken en de digitale postbus;
• het uitvoeren van het beheer, onderhoud en testen van zoekstructuren en navigatiemogelijkheden en het doen van voorstellen t.a.v. het plaatsen van die onderdelen op het intranet waar directie verantwoordelijk voor is;
• het voeren van het websitebeheer en het onderhouden van delen van het intranet;

Speelruimte

• de informatiespecialist is verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd voor wat betreft de kwaliteit van selectie en presentatie van informatie (via intranet), de kwaliteit en bruikbaarheid van ontsluitingstechnieken en de afstemming met de directies;
• de informatiespecialist heeft een schakelfunctie tussen de dienstonderdelen van het ministerie, het informatieaanbod en de informatie aanbieders;
• de (strategische) beleidslijnen met betrekking tot informatievoorziening, het departementale beleid op het gebied van informatiebeveiliging en privacyreglement zijn van belang bij het uitvoeren van de werkzaamheden;

Kennis en vaardigheden

• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis van en ervaring met de beleidsterreinen en weten hoe de werkprocessen (qua inhoud en vorm) in elkaar zitten;
• Kennis van en ervaring met het zoeken naar relevante (internationale) informatie in interne en externe informatiebronnen en databanken;
• Kennis van en ervaring met informatiebeheer;
• Kennis van en ervaring met metadatering;
• Inzicht in ontwikkelingen en mogelijkheden op het gebied van de informatiesystemen en –aanbod;
• Ervaring met het schrijven, redigeren en structureren voor (delen van) intranet.

Functiespecifieke competenties

• plannen en organiseren
• omgevingsbewustzijn
• resultaatgerichtheid
• flexibiliteit
• probleemanalyse
• schriftelijk uitdrukkingsvaardigheid

Contacten

• met directies en partners in de informatievoorziening om informatiebehoefte te inventariseren teneinde hun te adviseren ten aanzien van informatievoorziening;
• met collega’s van de directie om kennis te delen en gebruik te maken van elkaars deskundigheid;
• met aanbieders van informatie (marktpartijen) om ontwikkelingen in kaart te kunnen brengen en de juiste keuzes te maken voor aanschaf informatie;
• met vakgenoten over documentaire informatievoorziening om de samenwerking tussen beider deskundigheden ten volle te benutten;
• met de eigenaar van intranet om te waarborgen dat de geselecteerde informatie op een toegankelijke en gebruikersvriendelijke manier wordt aangeboden.