Managementassistent (CI1)

Managementassistent -schaal 6 CAO OB

Plaats in de organisatie

Doelstelling van de functie

De managementassistent zorgt voor een uitgebreide en optimale secretariële ondersteuning van de directeur.

Hoofdtaken en deeltaken

Coördinerende en organiserende taak

agendabeheer van de directeur
bereidt zelfstandig zaken voor zoals vergaderagenda’s, verzamelt informatie, managementinformatie en bewerkt deze volgens de vastgestelde richtlijnen
coördineert de afspraken met teamhoofden en stafmedewerkers
treedt op als intermediair tussen medewerkers en directeur
signaleert en attendeert de directeur op personele aandachtspunten: verjaardagen, jubilea e.d.
saneert het archief i.o.m. de directeur
arrangeert i.s.m. anderen programma’s voor bedrijfsactiviteiten etc.

Primaire uitvoerende werkzaamheden

verzorgt de correspondentie en rapportages a.d.h.v. concepten
beoordeelt post en behandelt e-mail, bereid conceptantwoorden voor, doet voorstellen t.a.v. te ondernemen acties
bespreekt in bepaalde situaties voorgenomen beslissingen met de directeur
zorgt voor de voortgang en afhandeling van urgente zaken
notuleert diverse vergaderingen
behandelt telefoongesprekken

Externe en interne contacten

heeft externe contacten met relaties, klanten en instellingen
heeft interne functionele contacten met teamhoofden, stafmedewerkers en medewerkers

Kenniseisen

Werk- en denkniveau

Specifieke kenniseisen

Overige kenniseisen

Vaardigheden

Competenties

Persoonskenmerken