Secretariaatmedewerker (OB1)

Medewerker secretariaat - schaal 5 CAO OB

Algemene kenmerken

De medewerker secretariaat is werkzaam binnen de afdeling Facilitaire zaken en is belast met de organisatie, planning en de ondersteuning van de communicatie van de directie, het MT en de vormgeving van management- en beleidsrapportages.

Functiedoel

De medewerker secretariaat is binnen de doelstelling van de afdeling Facilitaire zaken verantwoordelijk voor de kwalitatieve en ordelijke planning en voor het verwerken en beheren van de agenda van de directeur en de teamleiders en onderhoudt hierover mondelinge en schriftelijke contacten, functioneert als representatief aanspreekpunt namens de directeur en de teamleiders en zorgt voor een goede bereikbaarheid. De medewerker secretariaat is verantwoordelijk voor de inkomende en uitgaande postverwerking en het beheer van de adresbestanden en voorraden op organisatieniveau.

De medewerker secretariaat is verantwoordelijk voor de volgende resultaatgebieden.

• Planning en ondersteuning managementcontacten
• Verslaglegging en rapportage
• Communicatie en presentatie

Organisatorische positie

De medewerker secretariaat geeft geen leiding aan medewerkers. De medewerker secretariaat ontvangt leiding van de directeur en neemt deel aan het werkoverleg Facilitaire zaken.

In- en externe contacten

De medewerker secretariaat onderhoudt regelmatig contacten met externe relaties voortkomend uit de ondersteuning van de communicatie en planning activiteiten van de directeur en de teamleiders, voorraadbeheer, telefoonafhandeling en postbehandeling. De medewerker secretariaat onderhoudt regelmatig contact met collega's binnen de organisatie waar het gaat om de planning van contacten met de directeur en de teamleiders.

Resultaatgebieden

Planning en ondersteuning managementcontacten

De medewerker secretariaat is uitvoerend op het gebied van de planning van contacten en overlegsituaties van de directeur en de teamleiders en de ordelijke verwerking van de gegevens en informatie die hieruit voortkomt. De medewerker secretariaat bewaakt de vastgestelde procedures en afspraken op het gebied van communicatie met en vanuit de directeur en de teamleiders en stemt afspraken en planning hierop af. De medewerker secretariaat is adviserend op het gebied van de kwalitatieve verbetering van genoemde procedures en afspraken.

Verslaglegging en rapportage

De medewerker secretariaat beheert notulen, verslagen en rapporten die van belang zijn op directieniveau. Werkt managementrapportages, organisatieplannen en verslagen uit en zorgt voor een representatieve en correcte schriftelijke presentatie. Beheert het archief ten behoeve van bestuur en directeur.

Communicatie en presentatie

De medewerker secretariaat is uitvoerend op het gebied van de ondersteuning en voorbereiding van interne en externe overlegsituaties en communicatieprocessen op managementniveau. De medewerker secretariaat ondersteunt de externe communicatie door het verzorgen van telefoonafhandeling op organisatieniveau, mailings, correspondentie en postbehandeling, De medewerker secretariaat signaleert mogelijke communicatieproblemen, is uitvoerend bij de oplossing van eenvoudige communicatie problemen en bespreekt knelpunten met de directeur. De medewerker secretariaat is uitvoerend op het gebied van voorraadbeheer.

Opleidingsniveau:

• MBO

Functiespecifieke kennis

• MBO niveau secretarieel
• Kennis van planningsprocessen
• Kennis van moderne kantoorapplicaties
• Kennis van administratieve procedures en protocollen

Vaardigheden

Ervaring

Werkervaring 3 jaar

Vereiste routine

Methoden en systemen:

• MS Windows en MS office (Word, Excel etc.)
• Internet explorer en andere browsers
• e-mail programma’s

Met betrekking tot principes:

• Klantgerichtheid
• onderhouden zakelijke contacten
• telefonische dienstverlening

Vereiste specifieke vaardigheden:

• Zakelijke communicatie (in- en extern)
• Resultaatgerichtheid
• Organisatie
• Initiatiefrijk

Persoonskenmerken

• Besluitvaardigheid: 3
• Het nemen van initiatieven: 4
• Probleemoplossend vermogen: 4
• Functieoverstijgende blik: 4
• Organisatorisch vermogen: 4
• Inventiviteit: 3
• Inzet: 3
• Betrokkenheid: 4
• Verantwoordelijkheid: 3
• Zelfstandigheid: 4
• Flexibiliteit: 3
• Doorzettingsvermogen: 4
• Stabiliteit: 3
• Kritisch vermogen: 3
• Samenwerking: 4
• Feedback: 4
• Maatschappelijk bewustzijn: 3
• Luistervaardigheid: 3
• Culturele interesse: 3
• Klantgerichtheid: 4
• Uitdrukkingsvaardigheid mondeling: 4
• Uitdrukkingsvaardigheid schriftelijk: 4
• Kwaliteitsbewustzijn: 4
• Leervermogen: 3
• Kwantiteit: 3
• Plannen: 3