Winkel/klantenservice Coördinator (CI1)

Coördinator Cultuurinstellingswinkel/ medewerker klantenservice - schaal 7

Plaats in de organisatie

• ontvangt leiding van: teamleider
• geeft leiding aan: n.v.t.
• aantal gelijke functies: n.v.t.
• combinatiefunctie met klantenservicetaken

Doelstelling van de functie

Het op een zodanige wijze coördineren van de werkzaamheden binnen de Cultuurinstellingswinkel dat de interne werkprocessen efficiënt worden uitgevoerd en dat de dienstverlening aan de klant optimaal is. Participeert in uitvoerende taken voor het deel klantenservice.

Hoofdtaken en deeltaken

-de Cultuurinstellingswinkel

Coördineert de werkzaamheden van de vrijwilligers ten behoeve van de Cultuurinstellingswinkel

• verantwoordelijk voor voldoende bezetting van de Cultuurinstellingswinkel, inclusief roostering. Leidt praktische werkbesprekingen, vertaalt centrale instructies in actie. Stelt zo nodig prioriteiten binnen de winkelwerkzaamheden.

Fungeert als eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers

• verantwoordelijk voor instructie en begeleiding van vrijwillige medewerkers

Adviseert het teamhoofd de vrijwilligers betreffende

• verstrekt advies en informatie gevraagd en ongevraagd aan het teamhoofd

Onderhoudt eerstelijns netwerk ten behoeve van de de Cultuurinstelling winkel

• onderhoudt contacten met leveranciers, instellingen en kunstenaars

Voert promotie activiteiten uit ten behoeve van de de Cultuurinstelling winkel

• in samenwerking met instellingen en kunstenaars worden ten behoeve van de de Cultuurinstelling winkel promotie activiteiten uitgevoerd

- Klantenservice

verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie en advies aan bezoekers

• verantwoordelijk voor een correcte en klantgerichte advisering en informatieverstrekking aan bezoekers van de Cultuurinstelling. Beantwoordt eerstelijnsvragen van bezoekers en verwijst zo nodig naar door naar de informatiespecialisten

verkoop en inschrijving ten behoeve van klantenservice

• promoot en verkoopt alle producten en diensten van de Cultuurinstelling en draagt zorg voor een correcte afhandeling van transacties

uitleenwerkzaamheden

• verantwoordelijk voor een correcte en klantgerichte uitvoering van het proces van (geautomatiseerde) uitgifte en inname van media

ontvangst en toezicht

• wordt ambulant ingezet voor het toezicht houden op ruimtes en correct gebruik van apparatuur en documenten. Spreekt zo nodig bezoekers aan op hun gedrag. Signaleert en rapporteert wensen en vragen van bezoekers aan het teamhoofd

bijhouden (frontale) presentaties

• verantwoordelijk voor het op actieve wijze bijhouden en aanvullen van (frontale) presentaties

ondersteunen van activiteiten en evenementen

• participeert en ondersteunt bij de uitvoering van publieksactiviteiten en evenementen

Externe en interne contacten

• heeft externe contacten met leveranciers,instellingen, kunstenaars klanten en gebruikers van de de Cultuurinstelling winkel
• heeft interne contacten met de vrijwilligers en klantenservicemedewerkers binnen het team en collega’s in andere teams.

Kenniseisen

Werk- en denkniveau

• MBO niveau 4

Specifieke kenniseisen:

• Etaleurkennis
• Management opleiding op MBO -niveau
• Kennis van digitale bronnen en systemen

Overige kenniseisen

• kennis van verkooptechnieken
• creativiteit
• kennis van methoden en informatiebemiddeling
• basiskennis op het gebied van educatie en leesbevordering
• kennis media-educatie

Vaardigheden

kunnen toepassen van werkafspraken en protocollen over:

• inzet met de vrijwilligers
• tarieven, uitleenregels, IBL, media-indeling
• MS Windows, Excel, internet en e-mail
• bibliotheeksysteem
• inlichtingenwerk, klachtenafhandelingen mediaverwerking
• zoekvaardigheden, vraaganalyse
• kostenbewustzijn
• presenteren en etaleren van winkelproducten
• luistervaardigheden
• communicatieve vaardigheden

Competenties:

• resultaatgerichtheid
• lerend vermogen
• klantgerichtheid
• kwaliteitsbewust

Persoonskenmerken

• zelfstandigheid
• probleemoplossend vermogen
• bedrijfsmatig inzicht
• verantwoordelijkheid
• omgaan met klachten en fouten
• flexibiliteit
• stabiliteit
• samenwerking
• organisatorisch vermogen
• initiatief
• besluitvaardig